ATS ya da açılımı olan Applicant Tracking System, anlamını tam anlamıyla yansıtan, başvuran/aday takip sistemi yazılımlarına genel olarak verilen isimdir.
Özgeçmişlerimizi kağıda basıp şeffaf dosya içerisinde iş görüşmelerine veya başvurularına giderken dağıttığımız dönem artık neredeyse sona erdi. Bu değişimi sağlayan elbette sadece ATS denen yazılımlar olmasa da dijitalleşmedeki hızı önemli ölçüde artırmışlardır. ATS yazılımlarının sadece adaylar için değil aynı zamanda işe alım yapan kurum çalışanları için de büyük avantajları mevcuttur. Bu yazımızda ATS yazılımlarının özelliklerini ve özgeçmiş görüntülemeye olan etkilerini anlatacağımız gibi İK profesyonellerine sağladığı avantajlardan da bahsedeceğiz.
Nasıl Çalışırlar?
Bu tür yazılımlar sadece başvurunuzu alıp listelemek ve bunu işe alım yapan yöneticilere göstermezler ancak yine de en önemli özelliklerinden biri de, her ne kadar özgeçmişiniz hakkında farklı işlemler yapma yetilerine sahip olsalar da, yüklemiş olduğunuz özgeçmişinizin görüntülenmesi özelliği başvuran adayları en çok ilgilendiren kısmıdır.
CV dosyanızın e-posta ya da LinkedIn gibi platformlar aracılığıyla paylaşılması durumunda özgeçmiş dosyanız karşı tarafın yani İK profesyonellerinin bilgisayarına genellikle büyük boyut ve kalite kaybına uğramadan gönderilir ve görüntüleme seçeneği sunulmadan sadece yerel hafızaya kaydetme seçeneği sunulur. ATS yazılımları ise genelde yerel hafızalarda değil, bulut ortamında çalıştığı için internet bağlantısı, yazılımın tüm özelliklerinden faydalanmada çok önemlidir. Yine bu tür yazılımlar özgeçmişinizi yüklerken hem teknik anlamda yerden tasarruf etmek hem de tüm cihazlarda performans kaybına uğramadan çalışabilmesi için bünyesine yüklenen dosyaların boyutlarını düşürürler. Bu çerçevede, özgeçmişinizin görüntülenmesi konusundaki sorunların önüne geçmek için adayların alabileceği çok basit ancak çok etkili önlemler vardır.
Örneğin, özgeçmişinizi hazırlarken tercih edeceğiniz renklerin özgeçmiş boyutuna etkisi olacağı için olağanca açık renklerin arkaplan olarak seçilmesi önemlidir. Siyah ve benzeri koyu renk hakim olan özgeçmişler düşük internet hızlarında okunmayı bazen imkansız hale getirebilir. Her ne kadar İK profesyonelleri özgeçmişleri indirerek bu görüntülenme sorununu ortadan kaldırabilse de bu eylem süreci yavaşlatacağı için önlem alınması daha iyi bir çözümdür.
Ne kadar da özenle yapılmış bir tasarım ve renklerin gözü yormaması da cabası. Ancak bu özgeçmiş bazı ATS yazılımlarında okunmayacak hale gelecektir.
ATS yazılımlarının bir diğer tanınan özelliği ise yapay zekanın gelişiminden büyük oranda etkilenmeleridir. Yine de, her yazılım aynı bütçeyle ve aynı özelliklerle geliştirilmediği için sahip oldukları becerileri farklı olacaktır. Ortak noktaları ise çözümleme (parsing) yapabilmeleridir. Özellikle daha önceden tanımlanan şemalar kullanılarak özgeçmiş üzerinde yazılan bilgiler (eğitim, iletişim bilgileri gibi), aday profilinin sergilendiği arayüze yerleştirilir ve yazılımın iletişim veya raporlama modüllerinin kullanılabilmesi için kullanılır. Sırf bu yüzden bile özgeçmiş hazırlanırken kullanılan tema, renkler ve özgeçmiş yapısı çok önemlidir.
Bazı yazılımlar kendi içlerinde bir aday havuzuna da sahiptir ve bu aday havuzunun oluşturulmasındaki en önemli etken özgeçmişlere yazılan beceriler, eğitim bilgileri ve aday isimleridir. LinkedIn ve Kariyer.net gibi platformlara üyelikte profiller oluşturulurken bu bilgiler veritabanlarına kaydedilmeleri için doğrudan alınsa da ATS yazılımları bu bilgileri adayların hazırladıkları özgeçmişlerden de alabilmektedir.
Son olarak, özgeçmişlerin görüntülenmeleri pek çok defa hazırlanan dosyanın türüne de bağlıdır. Hangi platformda oluşturuldukları ve nasıl bir dosya uzantısına sahip oldukları özgeçmişlerin görüntülenmesine etki etmektedir. Örneğin, Microsoft Word ile hazırlanan bir özgeçmişin .doc veya .docx uzantısıyla kaydedilmesi ve paylaşılması pek çok ATS'de görüntülenme sorununa yol açar. Bunun sebebi, daha evrensel bir doküman türü olan .pdf uzantılarının entegrasyonuna daha fazla çalışılmasıdır. Nerede hazırlanırsa hazırlansın, özgeçmişler PDF olarak kaydedilmeli ve paylaşılmalıdır.
Neden ATS Kullanılır?
Elbette ki ATS yazılımlarının en büyük avantajı organizasyonu ve verimliliği çok büyük oranda artırmalarıdır. Gelen başvurular ek bir efora gerek kalmadan her pozisyon için ayrı bir şekilde listelenir ve görüntülenir. İşe alım süreçleri boyunca veya sonunda ise raporlanır.
ATS yazılımlarının farklı modülleri olabileceği gibi entegrasyon özelliklerine de sahiplerdir. Başvuru yapılan iş ilanı için çevrimiçi bir sınav gerekiyorsa bu tür özellikler ATS yazılımları aracılığıyla tek tıkla gönderilebilir.
Bazı ATS yazılımlarının LinkedIn, Indeed veya Glassdoor ile işbirlikleri bulunmaktadır ve LinkedIn'in EasyApply özelliği gibi başvurmayı kolaylaştıran bir özelliğe sahip olabilir. Bilmeyenler için EasyApply özelliği, LinkedIn'in birkaç tıkla başvuru yapmaya izin veren özelliğidir.
Başvuranları değerlendirmek ve onlar arasında karşılaştırma yaparak değerlendirme aşamasında liyakatin oranını artırmaktadır.
Özetle, aday takip sistemleri işe alım süreçlerinin en sık kullanılan aracı haline gelmiştir ve başvuru yaparken adayların başvurularını bu yazılımların özelliklerine göre düzenlemeleri de büyük önem arz etmektedir. Career Adroit olarak biz ise özgeçmiş hizmetlerimiz ile sizi öne çıkaracak özgeçmişinizi öne çıkarıyoruz. ATS uyumlu bir özgeçmişe sahip olmak için hemen buraya tıklayın.